倚马公文红头文件格式规范：GB/T 9704 版式要点速查
要点速览
GB/T 9704（现行 2012 版《党政机关公文格式》）把公文要素分为版头、主体、版记三部分。速记要点：A4 纸，版心 156mm×225mm（上白边 37、下 35、左 28、右 26mm），一般每面排 22 行、每行 28 字；版头含份号、密级和保密期限、紧急程度（3 号黑体）、发文机关标志（红色小标宋体）、发文字号（3 号仿宋，年份用六角括号〔〕）；标题 2 号小标宋居中，正文 3 号仿宋，层次序数“一、（一）1.（1）”；成文日期用阿拉伯数字；版记含抄送机关、印发机关和印发日期。排版前对照要素清单逐项自查。
权威依据与原文出处
- GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》国家标准 — 国家标准全文公开系统官方详情页，公文格式的现行国家标准
- 《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号） — 中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发，党政机关公文处理的现行权威依据
结构与写法拆解
用纸与版面
A4 型纸；版心 156mm×225mm，页边距上 37mm、下 35mm、左 28mm、右 26mm；一般每面排 22 行、每行 28 字，正文用 3 号仿宋体字。
版头要素清单
份号（6 位数字）、密级和保密期限、紧急程度（均 3 号黑体）顶格排在版心左上角；发文机关标志用红色小标宋体；发文字号 3 号仿宋、年份用六角括号；上行文还须标注签发人。
主体要素清单
红色分隔线下空二行排标题（2 号小标宋、居中、梯形或菱形）；主送机关顶格加全角冒号；正文层次依次用“一、（一）1.（1）”；成文日期用阿拉伯数字，印章下压署名和成文日期。
版记与页码清单
版记置于公文最后一面：抄送机关、印发机关和印发日期用 4 号仿宋，首末分隔线用粗线。页码用 4 号半角宋体数字，单页码居右空一字、双页码居左空一字，两侧各加一条一字线。
范文（示范文）
高频格式错点与规范写法对照，用于成文后自查，均为占位信息。
以下对照示例用于成文后自查，均为占位信息。
发文字号：误用“×政发[2026]5号”“×政发（2026）05号”。规范：“×政发〔2026〕5号”——年份标全称并用六角括号“〔〕”括入，发文顺序号用阿拉伯数字、不编虚位、不加“第”字。
成文日期：误用“二〇二六年×月×日”“2026年05月01日”。规范：“2026年5月1日”——统一用阿拉伯数字，年、月、日标全，月和日不编虚位。
结构层次序数：误用“一、……1.……（一）……”跳层混排。规范：依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”，第一层小标题一般用黑体、第二层用楷体、第三层及以下用仿宋；层次可少用，但不能颠倒跳层。
标题排布：误用两行排成上下等长的方块，或把“的通知”单独甩在第二行。规范：2 号小标宋体居中，回行时保持词意完整，排成梯形或菱形，长短适宜、排列对称。
主送机关与正文：误用主送机关缩进两字、冒号用半角。规范：主送机关居左顶格编排，最后一个机关名称后标全角冒号；正文每个自然段左空二字、回行顶格，一般用 3 号仿宋体。
印章与署名：误用印章悬在空白处、不压成文日期。规范：加盖印章的公文，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期；成文日期一般右空四字编排，署名以成文日期为准居中。
版记与页码：误用版记排在倒数第二面、页码两侧无字线。规范：版记置于公文最后一面，含抄送机关、印发机关和印发日期；页码单页码居右空一字、双页码居左空一字，数字左右各加一条一字线。
本示范文为倚马公文原创，使用通用占位信息，套用时请替换为本单位真实内容。
写作要点
- 版式自查三段论：先查版头（份号、密级、文号、签发人），再查主体（标题、主送、正文、落款），最后查版记（抄送、印发、页码），逐段过、不跳步。
- 六角括号是高频错点：发文字号年份必须用“〔〕”，不能用方括号或圆括号替代，从输入法符号库正确选取。
- 背四个参数就够用：版心 156×225mm、正文 3 号仿宋、每面 22 行每行 28 字、成文日期阿拉伯数字，其余查标准原文。
- 用模板不用手排：以单位统一公文模板起版，页边距和文档网格已按标准设置，避免在普通文档上手调格式出错。
常见错误
- 年份括号用错：发文字号写成“×政发[2026]5号”。正确做法：年份用六角括号，规范写法为“×政发〔2026〕5号”。
- 成文日期混用：写成“二〇二六年五月一日”或“2026年05月01日”。正确做法：统一用阿拉伯数字且月、日不编虚位——“2026年5月1日”。
- 层次序数跳级：“一、”之下直接“1.”，漏掉“（一）”。正确做法：从第一层起依次选用“一、（一）1.（1）”，不颠倒、不跳层。
- 版记页码随意：版记不在最后一面、页码两侧无一字线。正确做法：版记置于公文最后一面，页码按单页居右、双页居左编排。
常见问题
去哪里核对 GB/T 9704 的原文？
可通过标准化管理部门的公开渠道检索该国家标准的正式文本；多数单位的公文处理办法和公文模板已内置相关要求，日常排版以本单位模板为准。
Word 里怎么做到每面 22 行、每行 28 字？
用单位统一公文模板最稳妥；自行设置时在页面设置的文档网格中按标准页边距指定行网格和字符网格，再逐项核对字号。
上行文的版式有什么特殊要求？
上行文须标注签发人，发文字号居左空一字并与最后一个签发人姓名同行；为便于上级批示，发文机关标志上边缘至版心上边缘的距离大于平行文和下行文。
AI 能做格式检查吗？
把成文的文字内容交给 AI，它可以检查发文字号括号、成文日期写法、层次序数等要素并提示不规范之处。毫米级版面和印章位置仍需在公文模板中人工完成，最终以标准文本为准。